入居前チェックシートとは何か
賃貸物件に入居するとき、部屋の傷や汚れ、設備の不具合を記録する「入居前シート（）」の作成がを防ぐ最大の武器です。国土交通省のラインでは、の室内状況を書面で記録・確認することを推奨しており、に「もとからあった傷か入居後の傷か」の争いを未然に防ぎます。
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チェックシートに記録した内容は、退去精算時の証拠書類として機能します。記録がなければ、入居前からあった傷や汚れでも借主の責任とみなされるリスクがあります。管理会社によってはフォーマットを用意していますが、ない場合は自分でExcelや紙に作成して提出することが有効です。
賃貸借契約書とあわせて保管し、入居中に新たに生じた傷や汚れと区別できるようにしておくことが重要です。特に築年数が経過した物件や、前の入居者の使用期間が長かった部屋では、経年劣化による傷や汚れが元々目立ちやすいため、入居直後の状態を細かく確認しておくことが後々の安心につながります。作成したチェックシートはスキャンまたは写真に撮ってデータでも保管しておくと、紙の原本を紛失した場合の備えになります。
壁・床・天井は、場所・種類・大きさを具体的に記入します。天井は染みや割れを中心に確認します。記入例は次のとおりです。
| 箇所 | 記入例 |
|---|---|
| 壁 | 北側壁面：画びょう穴（高さ150cm付近）×3箇所 |
| 壁 | 西側壁面：クロス浮き（20cm×5cm程度） |
| 床 | リビング南東角：フローリング傷（5cm、浅い） |
| 床 | 洗面所タイル：欠け（1cm） |
| 床（カーペット） | 色あせ（日当たりの良い窓際全体） |
| 天井 | 和室天井：染み（直径30cm、茶色） |
次の建具・設備を確認します。
次のように、清掃状態ではなく破損・劣化を区別して記録します。
清掃で除去できるものは入居者の原状回復義務にはなりません。
見落としがちな箇所として、収納や玄関、窓まわりも確認しておきましょう。
写真は「引き（全体）」と「寄り（クローズアップ）」の2枚セットで撮影します。メジャーを傷の横に置いて大きさを記録するのが最も証拠力が高い方法です。
撮影時は日時が記録されるスマートフォンのカメラを使い、必ず入居日当日か前日に撮影します。DropboxやGoogleフォトに自動バックアップして保存すれば、退去時に「撮影日の証明」として活用できます。
撮影した写真は、部屋の名称や撮影箇所がわかるようにファイル名やフォルダを分けて整理しておくと、退去時に見返しやすくなります。動画で室内全体を撮影しておくのも、傷や汚れの位置関係を記録する方法として有効です。
次のものも撮影しておきます。
記入したチェックシートの提出手順は次のとおりです。
メールで送付する場合はPDF化して「送信済みメール」として証拠を残します。
管理会社が「チェックシートは必要ない」と言った場合でも、自作のものを提出して「受領しました」の返信メールをもらうことで証拠になります。提出を断られた場合は内容証明郵便での送付も有効です。
提出期限は入居日から1週間以内が目安ですが、できれば入居日当日に提出するのが理想的です。時間が経過すると「後から傷をつけたのでは」と疑われるリスクが高まります。
管理会社とのやり取りは、電話だけでなくメールや書面など記録が残る方法を選ぶことも大切です。口頭でのやり取りは「言った言わない」のトラブルになりやすいため、重要な確認事項はできるだけ文字に残しておきましょう。
| トラブル例 | 対処法 |
|---|---|
| 入居前からあった傷を退去時に請求された（最も多いトラブル） | チェックシートと写真があれば、管理会社の請求に対して証拠をもって異議申し立てができます |
| チェックシートを提出したが管理会社に無視された | 消費生活センターへの相談や少額訴訟（60万円以下）が利用できます。国土交通省の「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン」も参照してください |
トラブルが発生した場合は、まず管理会社や貸主と冷静に話し合い、入居時のチェックシートと写真を根拠に説明することが基本です。話し合いで解決しない場合は、第三者機関への相談や法的手段も選択肢になります。
特に外国人入居者は「日本語が読めないから署名した」と言い訳が通りにくいため、重要事項説明書や入居時チェックシートを必ず通訳と確認してから署名することを強くお勧めします。
入居前チェックシートは作成して終わりではなく、退去時まで大切に保管しておくことで初めて効果を発揮します。契約書類とあわせてファイルにまとめ、いつでも取り出せる場所に保管しておきましょう。入居期間中に傷や汚れが増えた場合も、その都度写真を残しておくと、退去時にどの時点で生じたものかを説明しやすくなります。日頃から部屋を丁寧に使うことに加えて、記録を残す習慣を持つことが、円滑な退去精算につながります。
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